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Die Einführung der gesetzlichen E-Rechnungspflicht stellt aktuell viele mittelständische Betriebe vor praktische Fragen.
Insbesondere im Küchenfachhandel mit komplexen Auftragsstrukturen, Anzahlungslogiken und vielschichtigen Lieferketten ist das Thema weit mehr als eine formale Buchhaltungsanpassung.
Somit eröffnet die Einführung der E-Rechnungspflicht die Chance, Kernprozesse im Studio endlich medienbruchfrei aufzustellen.
Eine einfache PDF-Datei per E-Mail ist gesetzlich keine E-Rechnung. Eine echte E-Rechnung nach Norm EN 1693 besteht aus einem strukturiertem, maschinenlesbarem Datensatz (z. B. XML) wie XRechnung oder ZUGFeRD (eine Kombination aus PDF und XML-Datei).
Die folgende Übersicht zeigt was ab wann gilt:
Hinweis zum Endkunden (B2C): Rechnungen an private Küchenkäufer dürfen weiterhin in Papierform oder als Standard-PDF ausgestellt werden.
Irrtum 1: „Ich verkaufe nur an Privatkunden, mich betrifft das nicht.“
Falsch. Selbst wenn 95 % Ihres Umsatzes aus B2C-Verkäufen stammen, erhalten Sie Rechnungen von Küchenherstellern, Steinmetzen, Lieferanten und Freiberuflern. Diese senden Ihnen vermehrt E-Rechnungen. Können Sie diese nicht verarbeiten, leidet Ihr Skonto-Workflow und die Buchhaltung gerät ins Stocken.
Irrtum 2: „Eine PDF im E-Mail-Postfach reicht vollkommen aus.“
Eine reine PDF-Datei ist eine bildhafte Darstellung, enthält aber keinen einlesbaren XML-Code. Bei einer Betriebsprüfung wird ein nicht-konformes Format bei B2B-Geschäften bemängelt.
Risiko: GoBD-Verstoß & Vorsteuerabzug
Wer E-Rechnungen einfach ausdruckt und abheftet, verstößt gegen die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Der Datensatz muss im Originalformat (XML) revisionssicher archiviert werden. Andernfalls droht die Versagung des Vorsteuerabzugs durch das Finanzamt.
Verlust des Vorsteuerabzugs:
Wird eine B2B-Rechnung nicht im gesetzlich vorgeschriebenen E-Rechnungs-Format empfangen oder aufbewahrt, erkennt das Finanzamt diese nicht als ordnungsgemäße Rechnung an. Die Konsequenz: Das Küchenstudio verliert das Recht auf den Vorsteuerabzug (§ 15 UStG).
Bußgelder nach dem Umsatzsteuergesetz:
Wer Pflichtangaben missachtet, Rechnungen gar nicht oder nicht fristgerecht im geforderten Format ausstellt, begeht eine Ordnungswidrigkeit § 26a UStG. Hier drohen Bußgelder von bis zu 5.000 € pro Verstoß.
Schätzungen bei der Betriebsprüfung:
Werden E-Rechnungen nicht GoBD-konform archiviert (z. B. nur als Ausdruck auf Papier), gilt die Buchführung als formell fehlerhaft. Der Betriebsprüfer kann im schlimmsten Fall die Buchhaltung verwerfen und Zuzahlungen bzw. Hinzuschätzungen festsetzen.
Mit KüchenDesk verwalten Sie nicht nur Ihre Angebote, Verträge und Montageplanungen, sondern integriert die E-Rechnung direkt in den natürlichen Projektablauf – ohne Umwege oder Drittsoftware.
Quellen: Rechtliche Grundlagen, Gesetze & Einordnungen
Erfahren Sie hier, warum unsere Kunden KüchenDesk verwenden und begeistert sind.
Simon
Geschäftsführer von Moin Küchenwelten
Pascal
Geschäftsführer von Gerdum Küchen
Tom
Geschäftsführer von SieMatic Möbelwerke GmbH & Co. KG
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